Der Grundmechanismus
Bei der Entgeltumwandlung verzichtet der Beschäftigte auf einen Teil seines künftigen Bruttoentgelts. Dieser Teil fließt stattdessen in die betriebliche Altersvorsorge. Für die Lohnabrechnung heißt das: Das steuer- und sozialversicherungspflichtige Bruttoentgelt verringert sich um den umgewandelten Betrag — innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Grenzen.
Diese Grenzen orientieren sich an der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung und unterscheiden sich für die steuerliche und die sozialversicherungsrechtliche Behandlung. Die konkreten Werte ändern sich jährlich; die Anwendung im Einzelfall gehört zu Ihrem Steuerberater beziehungsweise zu Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister.
Für die Organisation ist weniger die Rechenformel entscheidend als die Frage, ob die richtigen Angaben rechtzeitig und vollständig dort ankommen, wo abgerechnet wird.
Welche Angaben die Lohnbuchhaltung braucht
Damit ein Vorgang sauber abgerechnet werden kann, sind in der Regel folgende Informationen nötig:
- betroffene Person und Personalnummer
- Durchführungsweg und Versorgungseinrichtung
- Höhe des umgewandelten Entgelts und Turnus
- Höhe des Arbeitgeberzuschusses und die Berechnungsgrundlage
- Beginn beziehungsweise Wirkung ab welchem Abrechnungsmonat
- Vertrags- oder Versicherungsnummer für die Zuordnung
- bei Änderungen: was sich ändert und ab wann
Fehlt eine dieser Angaben, entsteht eine Rückfrage — und die läuft in den meisten Unternehmen über HR.
Typische Reibungspunkte
Zeitverzug bei Eintritten
Zwischen Vertragsantrag, Policierung und der ersten Abrechnung liegt oft mehr Zeit als erwartet. Wird der Beginn nicht klar kommuniziert, entstehen Nachberechnungen über mehrere Monate.
Austritte und ruhende Arbeitsverhältnisse
Bei Austritt endet die Entgeltumwandlung, der Vertrag selbst aber nicht. Er wird beitragsfrei gestellt, privat fortgeführt oder übertragen. In der Abrechnung muss die Umwandlung punktgenau enden; parallel sind Versicherer und Fachpartner zu informieren. Ähnlich verhält es sich bei Elternzeit oder längerer Erkrankung, wenn kein Entgelt mehr fließt, aus dem umgewandelt werden könnte.
Gehaltsänderungen und Sonderzahlungen
Prozentual vereinbarte Umwandlungen verändern sich mit jeder Gehaltsanpassung. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld werfen die Frage auf, ob sie in die Umwandlung einbezogen werden — das sollte vorab geregelt sein und nicht im Dezember entschieden werden.
Mehrere Anbieter im Bestand
Sind über die Jahre Verträge bei verschiedenen Versicherern entstanden, vervielfachen sich Ansprechpartner, Formulare und Fristen. Das ist einer der häufigsten Gründe dafür, dass eine an sich funktionierende bAV im Alltag als aufwendig empfunden wird.
Wer wofür zuständig ist
- Lohnbuchhaltung oder Steuerberater — führt die Abrechnung durch und verantwortet die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung.
- Lizenzierter Fachpartner — berät individuell, wählt Produkte aus und vermittelt.
- Pensonia — sorgt dafür, dass die Informationen zwischen allen Parteien strukturiert und rechtzeitig fließen.
Ein Wechsel des Lohnabrechnungsdienstleisters ist dafür nicht erforderlich. Wir arbeiten mit der Stelle zusammen, die bei Ihnen bereits abrechnet.
Allgemeine Information für Arbeitgeber, Stand September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Vorsorgeberatung. Gesetzliche Werte und Regelungen können sich ändern; maßgeblich ist Ihr Einzelfall. Die individuelle Beratung und Vermittlung erfolgt über unseren lizenzierten Fachpartner mit Erlaubnis nach § 34d GewO.